Organiser un colloque à 1h20 de Paris : le cas de Science & You

Mercredi 22 décembre

Quatre jours de tables-rondes, de cocktails, de keynotes, de spectacles et de rencontres dédiées à la science. Du 16 au 19 novembre, des acteurs de la culture scientifique et technique du monde entier se sont réunis au Centre Metz Congrès Robert Schuman pour prendre « un temps de réflexion pour avancer ». Organiser un événement d’envergure à 1 h 20 de Paris nécessite un fort suivi, le point avec Alexia Mick chef de projets pour Metz Evénements, société du groupe GL events. 

Après Montréal, Nancy et Tokyo, l’édition 2021 du colloque international Science & You s'est tenue au Centre Metz Congrès Robert Schuman. Compte tenu de la situation sanitaire encore incertaine, près de 30% de l’événement était proposé en distanciel. Un événement à succès comme en témoignent les chiffres transmis par l’organisateur, l’Université de Lorraine, qui sur près d’une semaine a répertorié :  

  • 914 inscriptions au colloque,  
  • 61 pays représentés de tous les continents, 
  • Plus de 400 intervenants,
  • 6 keynotes, 4 tables rondes et 272 speeches. 

Ce colloque d’ampleur est le fruit d’une organisation minutieuse. 

De l’organisation à la réalisation

Organiser son événement au Centre Metz Congrès Robert Schuman, c’est bâtir un projet sur-mesure avec une équipe dédiée. Pour chaque manifestation, les étapes sont similaires. Première brique nécessaire à la construction du colloque, un rendez-vous de visite des lieux sur site.  L'organisateur se voit proposer un panel d’ espaces disponibles pour organiser son événement du plus petit au plus grand en fonction de la capacité. 

  • Salles de 27m2 à plus de 200 m2 : pour l’organisation d’ateliers, réunions et team buildings. 
    Elles sont différemment agencées avec ou sans bureaux pour des meetings debout ou assis. 
  • Des espaces plus importants : Verlaine A (201 m2) et Verlaine B (214m2) dédiées à des speechs et présentations plus larges. 
  • Les halls 2.1 et 2.2 consacrés à des réunions plus importantes, des expositions, des diners de gala et bien d’autres. 
  • L’auditorium Lafayette d’une superficie de 1278 m2 qui peut accueillir jusqu’à 1200 personnes assises. 

Une fois les espaces choisis, un interlocuteur unique, chef de projets, se charge de vous proposer des points réguliers. Restauration, sécurité, besoins techniques, matériel audiovisuel, brief de la régie GL events, tous les éléments nécessaires au bon déroulement de votre colloque sont listés et validés ensemble. Ce mode de fonctionnement permet à l’organisateur de se libérer de toutes les contraintes du suivi de projet et de gagner du temps pour se focaliser sur des éléments clés de son colloque : ses invités, ses speakers, sa communication, ses tables rondes etc...  

NB : Cette gestion confiée au chef de projets peut tout aussi bien être pilotée par l'organisateur suivant ses besoins. GL events peut alors partager avec le client son expertise, ses prestataires de confiance etc... 

Un suivi de l’événement au Day-To-Day 

C’est le jour J et vous décidez de faire quelques ajustements au programme de l’événement comme modifier le planning ou les missions des hôtesses, ajouter une pause de restauration à la dernière minute ou emprunter un micro de plus ? L’équipe réactive et à l’écoute est aux côtés de l’organisateur pour parer les éventualités de dernière minute. Un besoin spécifique pendant l’événement et votre interlocuteur saura y apporter une réponse adaptée. 
Vous souhaitez organiser un colloque à 1h20 de Paris ? Proposez votre événement au Centre de Congrès de l'Eurométropole de Metz. 


22/12/2021

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